Primer dia de trabajo, la experiencia que puede marcar la diferencia: Politica de Acogida

¿Os acordáis del primer día en un colegio nuevo? ¿Cómo te sentías? ¿Estabas nervios@? ¿Cuáles eran tus emociones? ¿Y tus dudas?

Sin duda ese “primer día de cole” era una total incógnita. No sabias que tenias que hacer, el edificio era nuevo, no conocías a nadie, o como mucho al tutor que te habían presentado antes, veáis como los demás se interrelacionaban y tu solo observabas. En resumen, te sentías extraño y con una idea en la cabeza ¿encajare en este sitio?

Esas sensaciones de la infancia se pueden trasladar a nuestro primer día en un nuevo trabajo.


Esas inseguridades, sensaciones de miedo, incertidumbre, ansiedad y sobre todo la duda de si podre encajar en este lugar.

No recuerdo en mi infancia que ese “primer día” se me pusieran las cosas fáciles. Yo seguía a todo el mundo y hacia lo que decía el profesor “al mando”. Era mas bien una “oveja educada” que seguía a la manada imitando sus comportamientos.

Si en los primeros instantes escolares tenias la “mala suerte” de encontrarte con alguna desgracia, como un compañero maleducado, un profesor impertinente o simplemente que tus compañeros no te hacían caso, enseguida asaltaban las dudas que podrías trasladar a tus padres: “No me gusta el cole nuevo, no quiero ir”.


Imaginemos que esas mismas dudas se instalan en un nuevo trabajador en una compañía, debido a que sus “primeras sensaciones” sobre el lugar de trabajo, sus compañeros, su responsable directo o sus tareas no son acordes con sus expectativas.

La diferencia que puede marcar que una persona pueda permanecer y obtener un buen rendimiento en una organización, en un periodo de adaptación breve, esta en la Política de Acogida que hagamos a ese emplead@.

Durante mi trayectoria en Recursos Humanos he podido encontrarme con situaciones de personas que a los pocos días de empezar en un trabajo presentan su baja, a veces porque tenían otra oferta de empleo que les surge después de incorporarse en su trabajo, o incluso a veces por abandono por no “encontrarse a gusto” con su nuevo puesto de trabajo. La influencia que tuvo esos primeros días de trabajo seguramente fue definitiva para tomar esa decisión.

Hay otros casos de personas que tardan mucho en adaptarse al nuevo trabajo. Me he encontrado con personas que no tenían acceso a un ordenador hasta varios días (o semanas) después de su incorporación, siendo este clave para su trabajo. También con personas que les ponen a leer manuales durante horas, para que se “vayan enterando” de las cosas. Algunas personas las tienen sin decirles nada, a la espera de que su responsable “aparezca” o le indique que tiene que hacer, y asi pueden pasar horas (o inclusive días).

La hora de la comida también es un momento clave donde la persona no sabe como actuar ¿me puedo traer la comida al trabajo? ¿Hay un sitio donde pueda comer? ¿Cuánto tiempo tengo? ¿Existen sitios concertados con la empresa para poder comer?

Y otra incertidumbre es la costumbre de “salir del trabajo” ¿A que hora salgo? ¿Si termina la jornada laboral puedo irme o debo esperar a que se vayan los demás? ¿Cuáles son los tiempos de descanso? ¿Existe costumbre de alargar la jornada de trabajo? ¿Debo esperar a que se vaya mi responsable?


Dudas y mas dudas que tienen una solución: Una Política de acogida programada y mentorizada.

Hoy en día hemos adaptado, como solemos hacer últimamente, la terminología americana de On Boarding, que relata el “aterrizaje” de una persona en una organización.

Sin entrar en detalles sofisticados o complejos, existen unas pautas mínimas para que la Acogida a una nueva persona sea exitosa y productiva. Serian las siguientes:

  • Planificar la acogida con tiempo anterior: Unos días antes debemos tener previsto la incorporación de la nueva o nuevas personas. Algunos detalles que no se pueden escapar:
    • Tener el contrato de trabajo y la documentación legal lista y revisada
    • Entregar un “Manual de acogida” que recoja las normas de seguridad, prevención de riesgos, del edificio y de uso de las instalaciones y del material
    • Material disponible para el trabajador: Ordenador, material de papelería, etc…
    • Sitio de trabajo en el que va a ejercer sus funciones

  • Programar el primer día de trabajo: Hay que responderse a ciertas preguntas:
    • ¿Qué persona o personas van a recibir al nuevo empleado?
    • ¿Qué hará durante ese primer día?
    • ¿A quien se le asignara el poder enseñarle las cosas?
    • ¿Quiénes participaran en su primer día de trabajo?

  • Lo primero es lo primero: Lo mas importante es solucionar los “temas burocráticos” desde el primer momento;
    • Firma del contrato (si no se ha realizado anteriormente)
    • Entrega de “Manual de acogida” y explicación breve de las cosas mas importantes (Seguridad del edificio, uso del material,…..)
    • Entrega del material de trabajo

  • Paseando por las instalaciones: Para eliminar las “incertidumbres” de donde esta cada cosa se debería acompañar al nuevo empleado por las instalaciones como un pequeño “tour” para que sepa donde están las cosas más importantes, con una persona que ejerza de Guía en ese recorrido:
    • Su lugar de trabajo
    • Las instalaciones comunes y zonas de descanso, acompañado de usos y costumbres
    • Donde están los diferentes departamentos y como se suelen interrelacionar con su área de trabajo
    • Como puede hacer uso de las instalaciones y del material que hay en ellas
    •  Costumbres a la hora de almorzar y cosas que puede hacer en el edificio durante la comida

  • Reunión con su Responsable directo / director de Area: Esta parte se considera imprescindible para ese primer día. Seguramente ya conozca a la persona de la que va a depender, aun así, deberían tener una conversación inicial que explique lo que espera de esa persona, los objetivos, la forma de trabajo, e incluso que indique como es su forma de liderazgo con los miembros del equipo que hará extensible a la nueva incorporación. Es el momento de resolver dudas sobre lo que se espera de nosotros, y también de poder establecer una conexión y lazo de enganche con nuestro responsable. Esta reunión debería ser sin tiempo determinado y durante las primeras horas de estancia del empleado. También seria recomendable una reunión con la persona Responsable de nuestro responsable. El Directivo del que depende nuestra área (que puede ser el máximo directivo de la empresa o un Directivo por encima de nuestro responsable) para que podamos hablar de objetivos generales del área y lo que puede esperar de nuestro trabajo.

  • Reunión con Dirección General / CEO: En algunas empresas se mantiene una conversación con el máximo responsable de la compañía durante el primer dia o primeros días de una persona en la compañía. Esta práctica, muy recomendable, debe servir para conocer de primera mano a la persona que dirige y gestiona la compañía y asi poder hablar tranquilamente de los objetivos de la empresa y de la cultura empresarial. Muy recomendable en cualquier caso y situación.

  • Presentar a los compañeros: Se debería hacer una presentación de los compañeros que van a trabajar de forma mas cercana con la nueva incorporación. ¡¡¡¡Ojo no pecar de presentar a todo el mundo, y deprisa y corriendo¡¡¡¡. Mas vale presentar a unos pocos y decir como va ser la “relación profesional” con estas personas. Los compañeros deberían ser los encargados, durante los primeros días, de presentar al resto de la compañía, de manera pausada. Es interesante que ese primer dia algunas personas acompañen a la hora de la comida a la nueva incorporación, para hablar de forma distendida sobre la empresa y sus costumbres.

  • Asignar un Mentor: Esta persona tiene una importancia grande en los primeros días de la nueva persona. Se trata de alguien que esta para resolver dudas, acompañar, o gestionar esas “pequeñas y molestas incertidumbres” que surgen. Puede tratarse de un compañero, el responsable directo, o alguien del departamento de Recursos Humanos. Este mentor tiene que estar “accesible” durante los primeros días, para luego poder ir “soltando de la mano” a la nueva incorporación

  • ¿Fiesta de bienvenida?: En las Pymes funciona mejor cuando las personas organizan una especie de “Fiesta de acogida” a la nueva persona. Su integración es mejor y se empieza de una forma alegre y divertida el primer día de trabajo, estableciéndose vínculos personales y una sensación de bienestar. En el caso de empresas mas grandes, se puede hacer algo en el área, sin interrumpir al resto de personas, o se puede tener un “acompañamiento” durante el descanso o la hora de la comida con los compañeros mas cercanos. ¡¡¡Ojo la fiesta de bienvenida no puede alargarse mucho o cada vez que haya una incorporación paralizarnos la compañía¡¡¡¡

  • Y además….. Mensajes de bienvenida positivos (un bienvenido y estamos contentos que estés aquí en la mesa de su sitio de trabajo), regalos de bienvenida (un pequeño detalle), una canción de bienvenida cantada por los compañeros, o cualquier detalle que le haga sentir bien a la nueva persona. Cualquier mensaje positivo hará mucho mas agradable esta acogida.

Cuantas mas personas participen en este On boarding más fácil lo haremos: Recursos Humanos, Responsable, compañeros, CEO, Directivos,…..La participación de estas personas en esos primeros instantes es clave para una Acogida Exitosa.

Es nuestro primer día de “cole” y queremos encajar. Estamos nerviosos y nos surgen dudas. ¿Por qué no ayudar con esos primeros instantes?

 

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